Der Webmaster Friday widmet sich aktuell dem Thema “Wann beginnt Dein Arbeitstag und wie ist er strukturiert?“, zu welchem ich auch gerne meinen Senf dazugeben will. Ob mein Tagesablauf interessant ist oder nicht, darf jeder für sich selbst entscheiden.

Aufstehen ist geil

Irgendwann zwischen 6 und 7, manchmal auch schon vor 6 wagt ein Auge ein Blick durch den Schlitz der Augenlider. Guten Morgen. Zack, wach! Einen Wecker benötige ich äußert selten, nur zur Sicherheit wenn wichtige Termine anstehen. Aber meist bin ich ein paar Minuten vor dem Weckalarm wach. Wenn sich andere noch mit verschiedenen Snooze-Funktionen des Weckers auseinandersetzen stehe ich schon in der Küche und lasse die Senseo warmlaufen. In der Zwischenzeit bin ich im Bad und schaue mir unter Anderem die “Tagesschau in 100 Sekunden” auf meinem Android-Smartphone an. Bis ich meine eMails überflogen und “Guten Morgen” von eisy gelesen habe umgibt mich schon der leckere Duft meines Kaffees.

Mit meiner Tasse Kaffee geht es dann erst mal ins Home-Office: eigene Umsätze ansehen, Kunden-Umsätze überfliegen und eMails, die über Nacht eintrudeln, lesen, bearbeiten oder auf die TODO-Liste bringen. Der Posteingang meiner eMail-Postfächer ist meist tadellos aufgeräumt. Entweder werden eMails gleich beantwortet und verschoben oder sie landen auf der TODO-Liste. Nicht immer ist man so konsequent und verschiebt die eMails in die entsprechenden Unterordner. Aber dafür habe ich den Samstag!

TODO-Liste

Ich habe schon die verschiedensten Varianten von TODO-Listen getestet, von wöchentlichen und täglichen TODO-Listen in Excel, über gelbe Spickzettel bis hin zu handschriftlich geführten Listen in meinem DIN-A6-Block. Am effizientesten hat sich für mich letztendlich die Verwendung von Microsofts OneNote herausgestellt. Ich habe dort unter Anderem eine “TODO-Liste heute” und eine “TODO-Liste irgendwann“. Des Weiteren kann man dort auch viele projektrelevante Notizen speichern (Skizzen, Notizen, Links, Passwörter, etc.).

Die “TODO-Liste heute” wird am Vorabend mit den Tätigkeiten ergänzt, die am nächsten Tag unbedingt zu erledigen sind. Ich versuche diese Liste so zu strukturieren, dass die Liste auch wirklich abgearbeitet werden kann. Denn nur so, kann man zufrieden in den Feierabend gehen und weiß, dass man alles geschafft hat, was man sich vorgenommen hat.

Des Weiteren sollte die TODO-Liste keine großen Projekte enthalten, sondern lediglich Teilschritte, die leicht und schnell umzusetzen sind. Meine “TODO-Liste heute” umfasst meist nur Tätigkeiten, die in 3-5 Stunden erledigt sind.

Auf die “TODO-Liste irgendwann” kommen alle TODOs, die ich nicht am nächsten Tag abarbeiten kann oder will. Jedoch muss man diese Liste auch im Blick haben, um regelmäßig TODO-Tasks auf die “TODO-Liste heute” zu übertragen.

Alle größeren Projekte (> 2 Manntage) werden zusätzlich in einer Excel-Tabelle festgehalten, mit aktuellem Status, Budgetrahmen, Freigabe durch Kunden, abgerechnet, erledigt, etc. So habe ich einen groben Überblick über die Projekte, die aktuell laufen als auch Projekte, die zukünftig geplant sind.

Termine / Büro

Die meisten Kundentermine sind für Vormittags angesetzt, weil mir da die meiste Power zur Verfügung steht und es sich als sehr effektiv erwiesen hat. Nach den Terminen geht es ins Büro. Dort muss ich mich um den Versand für ein anderes Projekt kümmern, Lieferantenbestellungen durchführen, Vorauskassen prüfen, Rechnungen schreiben, Analytics prüfen, Linkmonitor überwachen und sonstige administrative Tätigkeiten durchführen.

Danach wird die TODO-Liste im Idealfall von oben nach unten durchgearbeitet. Ich vermeide Zeit in die Überlegungen zu investieren, mit was man nun am Sinnvollsten anfängt. Ich lege oben los und arbeite die TODO-Liste entsprechend ab. Meistens verlasse ich das Büro erst, wenn die TODO-Liste abgearbeitet ist. Sollte ein wichtiger Kundentermin dazwischen kommen, dann verschieben sich die geplanten Tätigkeiten entweder auf den Abend oder auf die TODO-Liste für den nächsten Tag.

Das Büro ist die effektive Arbeitszeit: Kein SocialMedia, kein IM, keine sonstige Ablenkung. Es wird gearbeitet, bis die TODO-Liste erledigt ist. Das kann manchmal 5 Stunden dauern, manchmal aber auch nur 3 Stunden.

eMails / Social-Networks / IM

Anfänglich hatte ich Outlook 24h offen und war der Meinung ich bin effektiv, wenn ich sofort auf Kundenanfragen reagiere. Dass man mit eMails, Facebook, Twitter, Google+ locker mehrere Stunden um die Ohren schlagen kann ist jedem sicherlich bewusst. Nun bin ich dazu übergegangen mein Outlook nur noch alle 3h zu öffnen und die Mails zu beantworten oder auf die TODO-Liste zu bringen. Bei wichtiger Kommunikation, bei der man eine schnelle Antwort erwartet bleibt Outlook offen, so lange bis die Thematik geklärt ist und dann wird Outlook wieder geschlossen.

Für Twitter, Facebook, Google+ und Co. verwende ich nur morgens und Abends wenige Minuten. Tagsüber nur, um für Kundenprojekte zu posten, aber nur selten für privates Web 2.0-Getummel. Auch den Chat habe ich deaktiviert – grundsätzlich. Mein Android-Phone meldet mir jeden neuen Facebook-Status mit einem kurzen “Hatschi” – die Titel werden dann in der nächsten Kaffeepause kurz überflogen. Interessante Beiträge werden sofort gelesen oder der Link per eMail an mich selbst geschickt, damit ich am Abend die entsprechenden Informationen abrufen kann.

Für weitere Kommunikation verwende ich auch ICQ und Skype, wobei ich hier den inivisible-Status bervorzuge. ICQ primär privat, Skype primär geschäftlich. Es ist auch nicht zu unterschätzen wieviel Zeit man in Skype investieren kann, wobei es dennoch manchmal sinnvoller ist als zig eMails hin- und herzusenden und auf Antwort zu warten.

Nachmittag / Siesta

Wenn kein wichtiger Kundentermin den Nachmittag blockiert, dann bin ich meist so gegen 13/14 Uhr fertig fürs Erste! Nein, ich gehe nicht in den Feierabend! Ich gehe in meine längere Mittagspause. Den Nachmittag verbringe ich dann meist mit privaten Dingen (Einkaufen, Aufräumen, Putzen, Katze versorgen, Kochen, Essen). Auch findet sich hier zwischendurch mal die Zeit ein Buch in die Hand zu nehmen und gemütlich zu Schmökern.

Zwischendurch findet sich auch mal Zeit ein “kurzes” Siedler zu spielen oder ein paar Runden CoD oder HL:CSS. Das Spielen lenkt von der Arbeit ab und verschafft einem das Durchatmen zwischen Arbeitstag und Arbeitsnacht. Wenn die vorherige Nacht länger geworden ist als geplant, dann gönne ich mir Nachmittags auch mal ein kleines Nickerchen zur Entspannung.

Abend

Viele Bekannte sind der Meinung, dass für mich der Arbeitstag um 13 Uhr endet, wenn ich das Büro verlasse. Weit gefehlt. Durch die verschiedenen Zeitzonen auf dem blauen Planeten rasseln auch noch Abends und Nachts eMails herein, die teilweise zeitnah bearbeitet werden müssen. So muss ich abgeschlossene Projekte prüfen und Rückmeldung geben, Projektstati prüfen und dem Kunden weitermailen, Preise einholen oder bei kleinen Tätigkeiten auch schonmal selbst Hand ansetzen bei der Programmierung. Des Weiteren dürfen die eigenen Projekte nicht zu kurz kommen, also z.B. Textbroker bemühen, neue Produkte suchen, Lieferantenanfragen starten, Linkanfragen beantworten, etc.

Und nun kommt der wichtigste Part: die TODO-Liste für den nächsten Tag befüllen, bearbeiten und priorisieren. Erst mit diesem Schritt ist der Arbeitstag für mich abgeschlossen. Manchmal komme ich schon um 20 Uhr dazu, manchmal erst um 23 Uhr.

Nacht

Es kommt nicht selten vor, dass ich – je nach Projekt – bis um 2 Uhr Nachts am Skypen bin oder einfach projektnahe Kommunikation mit meinen ausländischen Geschäftspartner und -kunden pflegen muss. Und ja, auch am nächsten Tag bin ich spätestens ohne Wecker um 7 Uhr wach, auch wenn die Nacht nur 5 Stunden gedauert hat. Dafür wird dann am Nachmittag des Folgetages ein kleines Nickerchen eingelegt.

Telefonische Erreichbarkeit
Zu Beginn meiner Tätigkeit war ich der Meinung ich müsste 24h erreichbar sein, mit Weiterleitung aufs Handy. Dem ist definitiv nicht so!

In der weiteren Arbeits-Optimierung habe ich außerhalb der Geschäftszeiten (8-18 Uhr) einen AB aktiviert, welcher von den Stammkunden auch benutzt wurde. Allerdings schien mir die Außenwirkung “zu klein”.

Aus diesem Grund nutze ich seit kurzem einen virtuellen Büroservice, wenn ich vertieft in einem Projekt stecke, den Anrufe gerade nicht den will/kann oder wenn ich nicht im Büro bin. Der Büroservice nimmt dann die Anrufe entgegen und leitet die Anliegen per Mail an mich weiter. Die Kunden sind sehr zufrieden, weil die Erreichbarkeit gegeben ist, auch wenn sie mich nicht persönlich erreichen.

Samstag

Der Samstag ist für mich kein Arbeitstag im herkömmlichen Sinne, um weiter TODO-Listen abzuarbeiten. Er dient dazu einen Freiraum zu lassen für Tätigkeiten, die unter der Woche liegen geblieben sind, Outlook aufräumen, Schreibtisch aufräumen, Staubsaugen, Staubwischen, Buchhaltung aktualisieren, Kaffeemaschine reinigen, Abfall zum Wertstoffhof bringen, und was mir sonst noch Unsinniges einfällt 🙂

Ein wichtiger Punkt dabei ist auch die große “TODO-Liste irgendwann” durchzusehen und grob zu planen, was davon in der nächsten Woche realisiert werden kann.

Aussichten

So lange ich Single bin kann ich diese Arbeitsweise gut vertreten. Es macht mir Spaß eine (Lebens-)Aufgabe zu haben und auch Abends/Nachts zu arbeiten. Wenn irgendwann Frau/Kind kommt, dann werde ich den Arbeitstag sicherlich auf wenige Stunden reduzieren und eine klare Trennung zwischen Arbeit/Freizeit erzwingen müssen.

“Wenn Du die Mittagspause weglässt hat der Tag 25 Stunden”
Das war lange Zeit meine Antwort auf die Frage “Wo soll ich nur die Zeit hernehmen?”. Ich selbst habe auch teilweise Arbeitstage mit 13 Stunden oder mehr. Das beliebte Buch “Die 4 Stunden Woche” von Timothy Ferris hat mir eine neue Blickrichtung gezeigt, wie man seinen Arbeitstag optimieren kann, aber dennoch effektiv bleibt. Ich werde sicherlich einige Ansätze näher beleuchten und auf meinen Tagesablauf ummünzen. Durch die Optimierung meiner Arbeitsabläufe und dem Arbeiten nicht des Arbeiten willens, kann ich effizient bleiben und komme nur auf eine reine Arbeitszeit von 7-8 Stunden.

Inzwischen schaffe ich es auch die Tätigkeiten vom Abend/von der Nacht zu reduzieren und in die TODO-Liste für den nächsten Tag einzuplanen. Bei zeitunkritischen Projekten kein Problem, denn eine Verzögerung der eMail-Antwort von 9 Stunden kann jeder nachvollziehen und keiner ist Böse, wenn man erst am nächsten Tag antwortet.

Fazit

Ich bin mir nicht sicher, ob man bei dieser Konstellation von “Tagesablauf” reden kann, denn eine Einteilung in Zeitfenster ist schwierig. Ich gehe nicht jeden Morgen um 9 Uhr ins Büro oder um 2 Uhr Nachts schlafen. Aber die Reihenfolge der täglichen Tätigkeiten bleibt fast gleich.

Ich liebe meinen Tagesablauf, keinem Rechenschaft schuldig zu sein und selbst die Planung meiner Tätigkeiten durchzuführen. Eine gewisse Flexibilität wird von meinen Kunden vorausgesetzt und nicht alles kann ich nach meinem Gusto frei planen, aber ich kann mir frei einteilen, ob ich meine Freizeit nun Nachmittags oder Abends genießen will. Auch wenn das Business teilweise sehr anspruchsvoll und stressig sein kann möchte ich mit keinem Tauschen *g*