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X-Rechnung in 30 Sekunden

Die Zukunft ist digital! Setzen Sie auf das ZUGFeRD! Schritt für Schritt zum Ziel! Zeit sinnvoll nutzen! Ein klarer Plan voraus! Fortschritt macht den Unterschied! |

Ab dem 1. Januar 2025 wird die E-Rechnung in Deutschland verpflichtend. Rechnungen müssen im strukturierten Format nach der Norm EN 16931 erstellt und empfangen werden, bekannt als XRechnung, E-Rechnung oder ZUGFeRD.

Übergangsregelungen lassen zu, dass Unternehmen den 2. Schritt mit Papierrechnungen bis Ende 2026 und kleine Unternehmen sogar bis 2027 überbrücken können.

Schritte zur Umsetzung:

1.

Bis 31.12.2024:
Empfang und Verarbeitung
von Eingangsrechnungen sicherstellen

2.

Ab 2025:
Erstellung und Versand
von Ausgangsrechnungen sicherstellen

Die Konzeption und Anpassung der Systeme sollte in enger Abstimmung mit IT und Steuerberater erfolgen. Zudem ist die Schulung der Mitarbeiter entscheidend, um die Integration der digitalen Prozesse sicherzustellen.

Es besteht kein Grund zur Eile. Schrittweise Vorbereitung in Zusammenarbeit mit Ihrer IT und dem Steuerberater sind der Schlüssel, damit Ihre Systeme reibungslos funktionieren, wenn die volle Umstellung in 2026/2027 erforderlich ist.

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Digitale Prozesse, reale Ergebnisse!

Setzen Sie auf unsere Kompetenz in der Prozess-Digitalisierung und System-Betreuung. Wir begleiten Sie Schritt für Schritt zur E-Rechnung!

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Inhaltsverzeichnis

Zeit für 1. Schritt bis 31.12.2024

Tage
Stunden
Minuten
Sekunden

E-Rechnung leicht gemacht!

Nutzen Sie unsere langjährige Erfahrung in der Prozess-Digitalisierung. Wir unterstützen Sie bei der Einführung und Implementierung der E-Rechnung – GoBD- und DSGVO-konform!

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Schrittweise zur XRechnung

Führen Sie jetzt den 1. Schritt durch und nutzen dann die Übergangsfristen, um Ihre Umstellung entspannt zu planen und zu realisieren.
1. Schritt - Empfang & Verarbeitung von Eingangsrechnungen

Stellen Sie sicher, dass der Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnungen möglich ist – sei es im E-Mail-Programm, in der Warenwirtschaft, im ERP-System oder bei Ihrem Steuerberater.

Möglicherweise erfüllen Sie die Anforderungen bereits, wenn Sie E-Mails empfangen können und z.B. bereits an DATEV Unternehmen Online angeschlossen sind.

Klären Sie diesen Schritt mit Ihrer IT und dem Steuerberater, und nehmen Sie sich danach die nötige Zeit in 2025, um die Einführung der digitalen Ausgangsrechnungen im zweiten Schritt zu planen und zu implementieren.

2. Schritt - Erstellung & Versand von Ausgangsrechnungen

Die meisten kleinen und mittelständischen Unternehmen können die Übergangsfristen bis 2026/2027 nutzen, um die Ausgangsrechnungen zu digitalisieren und die E-Rechnung nach XRechnung-Standard zu erstellen und zu versenden.

Je nachdem, ob und welche Abrechnungssoftware Sie einsetzen, in welcher Branche Sie tätig sind, gibt es unterschiedliche Ausprägungen, Anforderungen  und Ausnahmeregelungen, ob und wie die E-Rechnung umzusetzen ist.

Involvieren Sie hier Ihre IT und den Steuerberater, um die rechtlichen und steuerlichen Aspekte zu berücksichtigen.

Es besteht kein Grund zur Eile. Schrittweise Vorbereitung in Zusammenarbeit mit Ihrer IT und dem Steuerberater sind der Schlüssel, damit Ihre Systeme reibungslos funktionieren, wenn die volle Umstellung in 2026/2027 erforderlich ist.

Ihre E-Rechnung, unser Know-how!

Ob vollumfängliche Unterstützung oder gezielte Hilfe: Wir bieten dort Unterstützung wo Sie uns benötigen – Lassen Sie uns gemeinsam starten!

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Die wichtigsten Fragen rund um die XRechnung

XRechnung und E-Rechnung beziehen sich auf die Digitalisierung von Rechnungsprozessen im B2B-Bereich.

Während die E-Rechnung allgemein elektronische Rechnungen beschreibt, die in einem strukturierten Format übermittelt werden, ist die XRechnung eine spezifische Implementierung dieser Norm in Deutschland. Sie basiert auf der europäischen Norm EN 16931 und stellt sicher, dass Rechnungen standardisiert und maschinenlesbar sind.

Eine erweiterte Umsetzung des XRechnung-Standards ist das ZUGFeRD-Format, ein hybrides Format welches sowohl das eigentlich PDF-Dokument enthält, aber auch die geforderten strukturierten Daten in XML.

Zeitnaher Handlungsbedarf:

  1. Stellen Sie sicher, dass Sie in der Lage ist, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.
  2. Stellen Sie sicher, dass Sie in der Lage sind eingehende E-Rechnungen prüfen zu können. Die reine Sichtprüfung von PDF-Dokumenten ist nicht mehr ausreichend.

Handlungsbedarf ab 2025:

Unternehmen, die B2B-Kunden bedienen, ist es wichtig, mit der Planung  ab 2025 und Implementierung der Erstellung und des Versands von digitalen Ausgangsrechnungen zu beginnen. Dies gewährleistet eine reibungslose Anpassung an die neuen gesetzlichen Anforderungen.

Ab dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen verpflichtet, digitale Rechnungen im E-Rechnungsformat (in Deutschland XRechnung) zu empfangen und zu verarbeiten. Dies bedeutet, dass sie in der Lage sein müssen, Rechnungen im strukturierten Format gemäß der europäischen Norm EN 16931 zu empfangen, was insbesondere für B2B-Geschäfte von Bedeutung ist.

Um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen, sollten Unternehmen sicherstellen, dass ihre IT-Systeme und Buchhaltungssoftware entsprechend angepasst sind.

Zudem ist es wichtig, die Mitarbeiter entsprechend zu schulen, um eine reibungslose Integration der digitalen Rechnungsprozesse in den bestehenden Workflow zu gewährleisten.

Unternehmen sind ab dem 1. Januar 2025 verpflichtet, digitale Rechnungen an Geschäftskunden (B2B) im E-Rechnungsformat zu erstellen und zu versenden. Diese Rechnungen müssen im strukturierten Format gemäß der europäischen Norm EN 16931 ausgestellt werden.

Allerdings gibt es Übergangsfristen, die es Unternehmen ermöglichen, bis Ende 2026 weiterhin Papierrechnungen zu verwenden. Für kleine Unternehmen besteht sogar die Möglichkeit, diese Frist bis 2027 in Anspruch zu nehmen. Unternehmen sollten daher ihre Rechnungssoftware und internen Prozesse rechtzeitig anpassen, um die gesetzlichen Anforderungen fristgerecht zu erfüllen.

Ja, es gibt spezielle Regelungen, Ausnahmen und Übergangsfristen für die Einrichtung der Erstellung und den Versand von E-Rechnungen.

Empfang / Eingangsrechnungen

Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen digitale Rechnungen im strukturierten Format gemäß der europäischen Norm EN 16931 empfangen und verarbeiten können. Hier gibt es keine Übergangsfristen.

Versand / Ausgangsrechnungen

Für die Sicherstellung, dass die Unternehmen auch alle B2B-Ausgangsrechnungen nach Norm EN 16931 erstellen und versenden können, gelten Übergangsfristen bis 2026 – und für kleine Unternehmen sogar bis 2027. In dieser Übergangszeit dürfen weiterhin Papierrechnungen verwendet werden.

Weiteres

  • PDF-Dokumente im herkömmlichen Format gelten NICHT als E-Rechnung!
  • Digitale Ausgangsrechnungen sind nicht erforderlich, wenn Unternehmen ausschließlich Endkunden (B2C) bedienen.
  • Bis 2026 dürfen Unternehmen weiterhin Papierrechnungen oder PDFs versenden, sofern der Rechnungsempfänger zustimmt.
  • Bis 2027 dürfen Unternehmen mit einem Jahresumsatz von unter 800.000 Euro (im vorangegangenen Jahr) ebenfalls noch Papierrechnungen oder PDFs versenden, sofern der Rechnungsempfänger zustimmt.
  • Ab 2028 sind die Vorgaben für die E-Rechnung und ihre Übermittlung zwingend einzuhalten.
  • Es gelten Ausnahmen für Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise.
  • Ebenfalls ausgenommen sind Rechnungen über Leistungen, die nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG steuerfrei sind.

ZUGFeRD ist ein hybrides Format zur Erstellung von E-Rechnungen, das sowohl maschinenlesbare als auch visuell ansprechende PDF-Rechnungen kombiniert.

Im Gegensatz zur XRechnung, die speziell für die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Sektor entwickelt wurde, bietet ZUGFeRD eine flexiblere Lösung, die auch für den B2B-Bereich geeignet ist. Mit ZUGFeRD können Unternehmen Rechnungen nicht nur an Behörden, sondern auch an Geschäftspartner senden, ohne auf Lesbarkeit für den Menschen verzichten zu müssen.

Und nein, mit dem PFeRD kann man leider nicht reiten – aber es bringt Ihr Rechnungswesen ganz sicher schneller ans Ziel!

Die Vielzahl an Normen, Formaten und Übertragungswegen in der E-Rechnung ist auf verschiedene Faktoren zurückzuführen. Die europäische Norm EN 16931 bildet die Grundlage für die standardisierte Übermittlung von E-Rechnungen, doch viele Länder und Branchen haben ihre eigenen nationalen Erweiterungen und branchenspezifischen Anpassungen entwickelt. Diese sollen spezifische Anforderungen und Gegebenheiten abdecken, die über die grundlegenden EU-Vorgaben hinausgehen.

Darüber hinaus kommen CUIS (Common User Interface Specifications) ins Spiel, die eine einheitliche Schnittstelle für die Kommunikation zwischen verschiedenen Systemen ermöglichen. Diese Vielfalt sorgt dafür, dass Unternehmen flexibel und anpassungsfähig bleiben können, um unterschiedlichen gesetzlichen, technischen und branchenspezifischen Anforderungen gerecht zu werden.

Um sich umfassend über die XRechnung zu informieren, stehen verschiedene Ressourcen zur Verfügung. Hier finden Sie eine Liste von nützlichen Links, die Ihnen weitere Informationen, Richtlinien und technische Details zur XRechnung bieten.

Die IT-Abteilung und Ihr Steuerberater sind die ersten Anlaufstellen, wenn es um Unterstützung bei der Einführung der E-Rechnung geht. Sie können wertvolle Hinweise zur Anpassung Ihrer Systeme und zur Einhaltung der rechtlichen Vorgaben geben.

Zusätzlich bieten wir von Artisan Tech umfassende Beratungs- und Unterstützungsmöglichkeiten an. Unser Team steht Ihnen zur Seite, um die Einführung der E-Rechnung zu planen, umzusetzen und sicherzustellen, dass alle Prozesse reibungslos ablaufen.

Wir machen E-Rechnung zur Leichtigkeit!

Vertrauen Sie auf unsere Expertise in Faktura und Buchhaltung. Lassen Sie uns die E-Rechnung gemeinsam einführen – effizient und unkompliziert.

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Alle Übergangsfristen zur XRechnung

01.01.2025
Empfang von E-Rechnungen

Der Empfang von E-Rechnungen wird ab dem 1. Januar 2025 für alle Unternehmen verpflichtend.

01.01.2025
Senden von E-Rechnungen

Der Vorrang von Papierrechnungen wird aufgehoben. Ab sofort können alle Unternehmen E-Rechnungen versenden. In den ersten zwei Jahren ist es jedoch weiterhin gestattet, Papierrechnungen zu verschicken. Andere elektronische Rechnungsformate, wie z.B. PDFs, dürfen künftig nur mit ausdrücklicher Zustimmung des Empfängers versendet werden.

01.01.2027
E-Rechnungspflicht für größere Unternehmen

Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von über 800.000 Euro sind verpflichtet, B2B-Rechnungen digital zu versenden.

01.01.2028
Für alle: Nur noch E-Rechnung

Spätestens zum 1. Januar 2028 sind dann alle Unternehmen verpflichtet, E-Rechnungen zu versenden.

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Wie Sie Unterstützung durch ARtisan Tech erhalten können

Durch umfassende Erfahrung in diversen betriebswirtschaftlichen Software-Produkten und angebundenen Dritt-Systemen gewährleisten wir GoBD- und DSGVO-konforme Beratung und Implementierung.

1. Analyse des IST-Zustands

Wir benötigen lediglich einige grundlegende Informationen von Ihnen, darunter zählen z.B.

  • Branche & Kundensegmente
  • Hersteller & Produkt der Faktura / Rechnungsprogramm
  • Hosting-Provider für Domain & Mail
  • Zusammenarbeit mit Steuerberater
  • … weitere Details (Mail-Archivierung, Backup, …)

2. Entwicklung des SOLL-Zustands (Digitalisierungs-Konzept)
Wir analysieren die erhaltenen Informationen, prüfen die rechtlichen und steuerrechtlichen Anforderungen mit Ihrem Steuerberater, prüfen mögliche branchenspezifische Anforderungen, kontaktieren möglicherweise den Software-Hersteller und falls Komponenten fehlen führen wir auch Markt-Screening durch.

Darauf basierend wir ein Digitalisierungskonzept konkrete Handlungsempfehlungen, zeitlichem Ablauf und Kosten erstellt.

3. Besprechung & Feinabstimmung
Wir gehen die Ergebnisse gemeinsam mit Ihnen durch und besprechen offene Fragen, Zeitrahmen und Kosten.

4. Umsetzung
Von der Beratung über die Installation bis hin zur langfristigen Wartung: Wir begleiten Sie durch den gesamten Prozess und stellen sicher, dass Sie auch in Zukunft alle gesetzlichen Vorgaben zur E-Rechnung problemlos erfüllen.

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Technische Details zu EN 16931

Eine Core Invoice Usage Specification (CIUS) stellt eine Anpassung der europäischen Norm EN 16931 dar, um spezifische Anforderungen einzelner Länder oder Branchen abzudecken. Die Regelungen zum Einsatz einer CIUS sind in EN 16931-1 festgelegt. Dabei beschränkt eine CIUS die semantischen Vorgaben der Norm enger, indem sie unter anderem:

 

  • optionale Informationselemente zu Pflichtangaben macht,
  • neue Geschäftsregeln für bestehende Informationselemente ergänzt,
  • die Werte in verwendeten Codelisten reduziert.

 

Da eine CIUS immer eine Teilmenge der EN 16931 darstellt, bleibt sie kompatibel zur zugrunde liegenden Norm.

In der EN 16931-2 (Electronic invoicing - Part 2: List of syntaxes that comply with EN 16931-1) werden die zulässigen Syntaxen für elektronische Rechnungen definiert. Dazu gehören die ISO/IEC 19845 Universal Business Language Version 2.1 (UBL) sowie die UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII) im XML-Format.

 

Rechnungssteller können zwischen diesen beiden zugelassenen Syntaxen wählen. Rechnungsempfänger hingegen müssen in der Lage sein, beide Syntaxen zu empfangen. Bei der Gestaltung einer geeigneten Infrastruktur für den Empfang elektronischer Rechnungen stellt sich daher die Frage, wie mit den beiden von der EN 16931-2 vorgeschriebenen Syntaxen umgegangen werden soll. Eine mögliche Lösung kann die Transformation in eine bevorzugte Syntax sein, jedoch können beim sogenannten Syntax-Mapping potenzielle Mismatches auftreten, die berücksichtigt werden müssen.

Im Gegensatz zu einer CIUS erweitert eine Extension die Vorgaben der EN 16931 durch zusätzliche Spezifikationen. Dazu zählen unter anderem:

 

  • die Hinzufügung neuer Informationselemente,
  • die Erweiterung bestehender Codelisten,
  • die Erweiterung der semantischen Bedeutungen von Feldern oder Regeln.

 

Eine Extension muss stets auf einer bestehenden CIUS oder einer anderen Extension basieren. Zudem muss ihr Inhalt in mindestens einer der beiden von der EN 16931-2 zugelassenen Syntaxen darstellbar sein. Der Umgang mit Extensions wird in EN 16931-5 geregelt. Eine Extension, die den Vorgaben der EN 16931-5 entspricht, gilt daher als konform zur EN 16931.

Die Extension XRechnung baut auf dem Standard XRechnung auf, was bedeutet, dass alle darin festgelegten Inhalte und Regeln auch für die Extension gelten, sofern sie nicht durch die spezifischen Vorgaben der Extension angepasst werden. Die Extension XRechnung kommt dann zum Einsatz, wenn die Vorgaben des XRechnung-Standards nicht ausreichen, um die notwendigen Informationen in elektronischen Rechnungen für öffentliche Auftraggeber zu übermitteln. Die Nutzung der Inhalte der Extension XRechnung ist für Rechnungssteller optional.

 

Diese Erweiterung wurde auf Grundlage eines Beschlusses des Steuerungskreises XRechnung vom 03.02.2020 entwickelt und wird seitdem im Regelbetrieb von der KoSIT betreut. Der Umgang mit der Extension XRechnung wird im Betriebskonzept XRechnung geregelt (siehe Kapitel 2.2). Da die Extension XRechnung den Vorgaben der EN 16931-5 entspricht, gilt sie als konform zur EN 16931.

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